Accessの使い方: 2016

2016年12月30日金曜日

フィールドの順序をデザインビューとデータシートビューで変更する方法

Access2013で、フィールドの順序をデザインビューで変更する方法と、データシートビューで変更する方法です。

≪デザインビューでフィールドの順序を変更する方法≫

左端の行セレクタをクリックし選択します。

変更位置までドラッグします。
ドラッグすると、ポインターに四角が表示され、行の枠線が太線で表示されます。

これで順序を変更することができました。

≪デザインビューで複数のフィールドの順序を変更する方法≫

ShiftキーかCtlrキーを押しながら、左端の行セレクタをクリックし選択します。
Shiftキーを押すと連続した行が、Ctrlキーを押すと離れた行を選択できます。

移動位置にドラッグします。

これで複数フィールドの順序を変更することができました。

≪データシートビューでフィールドの順序を変更する方法≫

フィールド名をクリックし列を選択します。

変更位置にドラッグします。
ドラッグすると、ポインターに四角が表示され、行の枠線が太線で表示されます。

これでデータシートビューでフィールドの順序を変更することができました。

≪データシートビューで複数フィールドの順序を変更する方法≫

Shiftキーを押しながらフィールド名をクリックし列を選択します。
Ctrlキーは使用できません。

変更する位置までドラッグします。

これでデータシートビューで複数フィールドの順序を変更することができました。

※ データシートビューで変更したフィールド順は、デザインビューの並び順には反映されません。

2016年12月29日木曜日

フィールドを追加する方法／フィールドを削除する方法｜Access入門

Access2013でフィールドを追加する方法と、フィールドを削除する方法です。

≪デザインビューでフィールドを追加する方法≫

１．フィールドを追加する、１つ下のフィールドに移動します。
２．リボンの［テーブルツール］～［デザイン］～ツールグループの［行の挿入］をクリックします。

これで行が挿入できるので、フィールド名とデータ型を設定します。

≪データシートビューでフィールドを追加する方法≫

１．フィールド名の上で右クリックします。
２．表示されるメニューの［フィールドの挿入］をクリックします。

フィールドが挿入されるので、フィールド名をダブルクリックしフィールド名を変更します。

≪デザインビューでフィールドを削除する方法≫

１．フィールドを削除する、フィールドに移動します。
２．リボンの［テーブルツール］～［デザイン］～ツールグループの［行の削除］をクリックします。

「指定したフィールドを削除すると、このフィールドのデータは失われます。よろしいですか？」と表示されるので、削除しても問題ない場合は［はい］をクリックします。

これで指定したフィールドを削除することができました。

≪データシートビューでフィールドを削除する方法≫

１．削除するフィールド名の上で右クリックします。
２．表示されるメニューの［フィールドの削除］をクリックします。

これでデータシートビューでフィールドが削除できました。

2016年12月28日水曜日

アクセス入門｜リレーションシップを設定する方法と結合の種類

Access2013で、リレーションシップを設定する方法と結合の種類の説明です。

≪リレーションシップとは≫

リレーションシップとは複数のテーブルやクエリを関連付ける機能です。

例えば設備管理のデータベースの場合、「設備の名称や型式のデータ」「予備部品のデータ」「トラブル履歴のデータ」など多くのデータを入力するフィールドが必要になります。
これを一つのテーブルに入力することは重複データが多くなり、無駄です。
このような場合、それぞれのテーブルを作成し、一意のIDで関連付けたリレーションシップを作成し使用します。

≪リレーションシップを設定する方法≫

リボンの［データベースツール］～［リレーションシップ］をクリックします。

１．初めて設定する場合は、テーブルの表示ダイアログがひらきますが、開いていない場合は、リボンの［リレーションシップツール］～［デザイン］～［テーブルの表示］をクリックします。
２．設定する、テーブルまたはクエリをダブルクリックするか、選択し［追加］ボタンをクリックします。

複数のテーブルをリレーションシップに配置した画面です。

１．関連付けるフィールドをクリックし選択します。
２．別のテーブルの関連付けるフィールドにドラッグします。

リレーションシップのダイアログ開くの［作成］ボタンをクリックします。

これで関連付けるフィールドが線で結ばれました。

≪リレーションシップの結合の種類≫

リレーションシップダイアログで［結合の種類］ボタンをクリックします。
結合プロパティダイアログが開くので、下記の種類から選択します。

［両方のテーブルの結合フィールドが同じ行だけを含める。］　－２つのテーブルで同じデータがあるレコードのみ表示します。
［（1つ目のテーブル）の全レコードと（2つ目のテーブル）の同じ結合フィールドのレコードだけを含める。］－２つ目のテーブルは同じデータがあるレコードのみ表示されます。
［（2つ目のテーブル）の全レコードと（1つ目のテーブル）の同じ結合フィールドのレコードだけを含める。］－ 1つ目のテーブルは同じデータがあるレコードのみ表示されます。

3種類の結合で作成したリレーションシップです。

2016年12月24日土曜日

他のAccessのテーブルをインポートして使用する／リンクして使用する

Access2013で、他のAccessのテーブルをインポートして使用する方法と、リンクして使用する方法です。

≪他のAccessのテーブルをインポートして使用する方法≫

リボンの［外部データ］～インポートとリンクグループの［Access］をクリックします。

外部データの取り込み・Accessデータベースダイアログが開きます。

１．インポート元のファイルを指定します。
２．「現在のデータベースにテーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、モジュールをインポートする」を選択し［OK］ボタンをクリックします。

セキュリティに関する通知ダイアログが開き、「セキュリティに影響を及ぼす可能性のある問題点が検知されました。」と表示された場合、問題なければ［開く］ボタンをクリックします。

オブジェクトのインポートダイアログが開きます。

１．テーブルタブを選択します。
２．インポートするテーブルを選択します。
３．［OK］ボタンをクリックします。

インポート操作の保存が開きます。
繰り返し同じ操作を行う場合は、［インポート操作の保存］にチェックを入れておくと次回から簡単になります。

これでテーブルがインポートされ、ナビゲーションウィンドウに表示されます。

≪他のAccessのテーブルをリンクして使用する方法≫

リボンの［外部データ］～インポートとリンクグループの［Access］をクリックします。

外部データの取り込み・Accessデータベースダイアログが開きます。

１．インポート元のファイルを指定します。
２．「リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする」を選択し［OK］ボタンをクリックします。

テーブルのリンクダイアログが開きます。

１．リンクするテーブルを選択します。
２．［OK］ボタンをクリックし完了です。

これでナビゲーションウィンドウにリンクテーブルが表示されます。
リンクテーブル名には矢印アイコンが表示されます。

リンクしたテーブルにレコードを追加します。

すると他のAccessのリンク元のテーブルにも、上の画面で追加したレコードが追加されています。

2016年12月23日金曜日

デザインビューでテーブルを新規に作成する方法／主キーとは｜アクセス入門

Access2013のデザインビューでテーブルを新規に作成する方法と、主キーの説明です。

≪デザインビューでテーブルを新規に作成する方法≫

リボンの［作成］～テーブルグループの［テーブルデザイン］をクリックします。

デザインビューの画面が開きます。

１．フィールド名を入力します。
２．データ型を選択します。

続けてフィールドを設定します。
説明（オプション）はメモで、入力しなくてもOKです。

入力が完了すると、テーブルを閉じます。
すると「’テーブル名’テーブルの変更を保存しますか？」と表示されるので、［はい］をクリックし保存します。

名前を付けて保存ダイアログが表示されるので、テーブル名を入力し［OK］ボタンをクリックします。

「主キーが設定されていません。テーブルに格納されているレコードを一意に識別するため、主キーを設定することをお勧めします。他のテーブルとのリレーションシップを設定する場合は、主キーを設定する必要があります。主キーを設定しますか？」と表示されるので、設定する場合は「はい」をクリックします。

これでテーブルが作成できました。

≪主キーとは≫

主キーを設定したテーブルをデザインビューで開くと、リボンの［主キー］が反転表示され、フィールドには鍵のアイコンが表示されます。

主キーのフィールドを「オートナンバー型」にしておくと、主キー以外のデータを入力すると、自動的に主キーに連番が入力できます。

レコードを削除しても、主キーの番号は変わりません。

主キーとはそのレコードの唯一無二の番号です。
個人に割り当てられたマイナンバーと同じで、同じナンバーはありませんし、変わることもありません。
Accessの操作者も簡単には変更できません。
このように一つのレコードを指す便利で確実な番号になります。

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